A következő egy hónapban (?) sokan kényszerülnek vissza a tavaly tavasszal megismert “karantén office”-ba, ami nehezített pályás home office-t jelent röviden.

Sosincs nagyobb szükség a sokszor hangoztatott vezetői képességek csillogtatására, mint most - gondolok itt elsősorban a józan ítélőképességre, döntésképességre, toleranciára, eredmény-központúságra és mindezek tudatos kommunikációjára.

 

Hogyan is fog kinézni a következő hetek munkavégzése?

Amelyik cég a tavalyi korlátozások idején vagy azóta meglépte a kötelezőket - eszközöket (minimum laptop) vásárolt a dolgozók számára, beindította az online térben való kommunikációt és ehhez platformot (leggyakrabban MS Teams) biztosított - most kevésbé esik kétségbe, míg akik inkább kiadták fizetésnélküli szabadságként az irodai dolgozók munkanapjait, vagy saját eszközön kellett a munkatársaknak dolgozni, azoknak újra fejtörést okoz a nulladik lépés, hogy egyáltalán hogy lehet technikailag megvalósítható újra az otthoni munka.

Azok persze lépéselőnyben vannak, akiknél az elmúlt évben elindult a kultúraváltás folyamata, folyamatosan készítették fel a vezetőket és a munkatársakat a hosszútávú hibrid működésre, de ameddig a pandémia viharai nem csillapodnak, ők sem kerülhetik el, hogy rövidtávon is kezeljék a kisebb-nagyobb zivatarokat – például a következő időszak „karantén office” helyzetét.

  

Miért lesz ez más most, mint a sok helyen kialakulóban lévő hibrid működés (ahogy manapság a jólműködő home office-t hívjuk)?

Legfőképp azért, mert a korlátozások miatt elrendelt óvoda- és iskolabezárások extrém terhet rónak a kisgyerekes szülőkre. Amellett kell a munkájukat elvégezni, hogy egy-két-három-több kisgyereknek kell segíteni a napi tanulásban, nekik kell elfoglaltságot nyújtani, felügyeletet biztosítani, ebédet adni, ehhez bevásárolni stb. Sokakat sújt ez a plusz teher, de a vírussal kapcsolatos extra bizonytalanság mindenkit megterhel pszichésen – nem véletlen, hogy sok vállalat már gondoskodott arról, hogy a mentális segítséget is nyújtson a dolgozóknak.

 

De mi dolgunk van most vezetőként?

A hétvégén számos bejegyzést találtam a közösségi médiában, ami arról szólt, hogy a vezetők kétségbeestek, egy tavalyinál jóval fáradtabb és kevésbé motivált csapatot kell ezek között a körülmények között vezetni úgy, hogy az eredményességet fenntartsák. Míg a tavalyi tavasz a céges felméréseink alapján egyértelműen az egyéni helyzetek elfogadásáról és egymás támogatásáról szólt, most a vezetők is fáradtak, pedig most nemcsak magukat kell gatyába rázni és megint alkalmazkodni egy új helyzethez, hanem a csapat motivációját is fenn kell tartani.

Az teljesen normális, ha nem érzed magadban a kraftot, hogy újra belevágj egy nehezített pályán folyó harcba, de sajnos ahogy egy hajóskapitány sem mondhatja az óceán közepén a vihar közeledtével, hogy bedobja a törölközőt, neked is ismét oda kell állni a kapitányi hídra, magabiztosan mutatni az irányt, kiadni a feladatokat és erős kézzel fogni a kormányt.

 

1. Ismerd meg a körülményeket, mérd fel az erőforrásaidat!

Első körben hívd össze a csapatodat, és adj tájékoztatást a korlátozások miatt a cégeteknél történt és várató változásokról. Fontos minimalizálni a bizonytalanságot, soknak fontos, hogy lássák: jó kezekben van a sorsuk a munkájukkal kapcsolatban. Beszéljetek arról is, hogy melyik kolléga milyen személyes helyzetben van, milyen kihívásokara számít a munkavégzés körül a következő hetekben és milyen támogatásra van szüksége ahhoz, hogy a feladatait elvégezze.

2. Értékeljétek és priorizáljátok újra a munkatársak feladatait!

Bár nem szeretnénk kimondani, hogy visszaveszünk az elvárásokból, nem árt, ha a reális lehetőségeink keretein belül újra-értelmezzük a fontossági sorrendet. Nagy valószínűséggel sokaknál problémát fog okozni a napközbeni folyamatos rendelkezésre-állás, és esetenként előfordulhat, hogy nem jut nettó nyolc óra a munkavégzésre (vagy csak a kollégák teljes kizsigerelésével, de nyolc órában „home schooling”-oló dolgozóktól újabb nyolc órában maximális teljesítményt elvárni minimum irreális).

Határozzátok meg minden munkatárs számára a valódi MVP-t (minimum viable product), ebben az esetben a legnagyobb értéket generáló folyamatokat, amelyek elvégzése elengedhetetlen az üzletfolytonosság fenntartásához. Így ahelyett, hogy mindenki erőn felül próbál mindent belegyömöszölni a napba, lehetőséget adunk a valóban fontos feladatokra való koncentrálásra.

3. Rendelkezésre állás – másképp

Kiadhatjuk nagy szigorral az ukázt, hogy bizony mindenki az irodai napirend szerint legyen elérhető, de ez egyszerűen kivitelezhetetlen lesz ebben a pár hétben – így magunknak kreálunk bosszankodni-valót, illetve feleslegesen generálunk konfliktushelyzetet. Inkább definiáljuk azokat a feladatokat, amelyekben fontos a csapatunk rendelkezésre állása akár a külső partnerek, akár a társosztályok felé. Készítsünk közösen egy csapat-beosztást, hogy ki mikor vállalja az „ügyeletet” és ezt kommunikáljuk partereink felé. Ha eddig nem használtunk közös mailboxot, most SOS létrehozhatunk egyet, így mindenki látja a beérkező feladatokat, üzeneteket.

4. Kommunikáció – kommunikáció – kommunikáció

Nincs nagyon más választásunk: ha nem szeretnénk kínosan feszengő kollégákat órákon át a virtuális térben tartani, legófejet kereső, tízórait vadászó vagy kémiaórán felelő családtagok problémáit hallgatni, akkor minimalizáljuk az online megbeszélések számát és hosszát. Csak azokat tartsuk most meg, amelyek az üzletfolytonosság szempontjából kritikusak, és igyekezzünk e-mailben tovább lendíteni a többi témát. Ezeket is jó előre beszéljük meg a csapatunkkal vagy azokkal, akikkel különböző projekteken együtt dolgozunk.

5. Személyesen, együtt

Vezetőként most a csapat hóna alá kell nyúlni: nemcsak a kisgyerekes kollégákra kell külön figyelmet fordítani, hanem mindenkire a csapatban. Ha valaki egyedülálló, és szüksége van a kollégák támogatására vagy vezetői segítségre a motiváció fenntartásában, vagy azért, hogy ne érezze magát szociálisan elszigetelve, adjunk lehetőséget a beszélgetésre. Legalább hetente szervezzünk egy olyan egy-másfél órás alkalmat, amikor a kollégák igény szerint csatlakozhatnak egy kötetlen „ventilálásra” – amikor nem szakmázunk, csak kicsit kiengedjük közösen a gőzt. Így mi is könnyebben letapogathatjuk az adott időszak hangulatát, gyorsabban reagálhatunk az esetleges problémákra.

A most befektetett plusz energia, egy újabb osztálykirándulás-hangulatú összekapaszkodás, az egymásra támaszkodás hosszútávon erősítheti meg a csapategységet és a kölcsönös bizalmat. Melós, nem mondom, de megéri!